Angela Domes von biz2byte: Wie KI vom Experiment zum Alltag wird

1) Umdenken: Der erste Schritt zur KI-Integration

„Bevor wir bei biz2byte überhaupt darüber nachgedacht haben, welche KI-Tools für uns sinnvoll sein könnten, mussten wir erst einmal unser Denken verändern. KI ist kein weiteres Tool, das man ,einfach mal ausprobiert‘. Sie stellt Prozesse infrage, verändert Rollen, braucht Zeit – und vor allem ein Umfeld, das bereit ist, sich auf Neues einzulassen.

Für mich als Geschäftsführerin bedeutete das: Freiräume schaffen. Wir mussten zulassen, dass sich unsere Mitarbeitenden mit KI beschäftigen dürfen. Dafür braucht es ein entsprechendes Mindset im Unternehmen. Der Einsatz von KI verlangt Neugier, Experimentierfreude und auch das Vertrauen, Fehler machen zu dürfen.

Gleichzeitig mussten wir auch mit Unsicherheiten umgehen. Natürlich gab es bei uns anfangs Ängste – und das ist auch okay so. Wichtig war nur, dass wir sie offen angesprochen haben. Wir haben uns zusammengesetzt, geredet, diskutiert. Ich habe deutlich gemacht: Für uns ist KI keine Bedrohung, sondern ein Werkzeug, das uns helfen kann, besser zu werden.

Das Umdenken beginnt also nicht bei der Toolwahl. Es beginnt bei der Unternehmenskultur. Und es braucht die klare Haltung der Führung: KI ist kein Hype – sie wird bleiben. Also machen wir sie uns gemeinsam zunutze.“

2) Überblick verschaffen: Orientierung im KI-Dschungel

„Nachdem wir im Team das notwendige Umdenken angestoßen hatten, war der nächste Schritt, uns überhaupt erst einmal zu orientieren. KI ist ein riesiges, dynamisches Feld mit ständig neuen Tools, Möglichkeiten und Begriffen. Gerade zu Beginn war das für viele überfordernd. Deshalb haben wir gesagt: Wir brauchen keinen Überblick über alles, sondern über das, was für uns gerade wichtig ist.

Statt uns in endlosen Schulungen zu verlieren oder Tool-Verzeichnisse zu wälzen, haben wir einen anderen Weg gewählt: Wir sind von unseren konkreten Aufgaben ausgegangen. Wo gibt es in unserem Arbeitsalltag Engpässe? Was kostet viel Zeit, benötigt aber wenig kreative Energie? Und vor allem: Welche dieser Aufgaben lassen sich potenziell durch KI erleichtern?

Dabei hat sich schnell gezeigt: Es gibt nicht die eine richtige KI-Lösung, sondern viele verschiedene Ansätze – je nachdem, ob es um Text, Bild, Recherche oder Video geht. Die Tools können sich ändern, aber was gleich bleibt, ist unser Prinzip: Erst kommt der Anwendungsfall, dann das Tool.

Besonders hilfreich war für uns auch ein interner Teams-Kanal, in dem alle ihre Entdeckungen, Fragen oder Erfahrungen mit KI teilen können. Zusätzlich haben wir ein wöchentliches, freiwilliges KI-Meeting ins Leben gerufen – unser „KI Weekly“. Dort sprechen wir über neue Tools, zeigen praktische Anwendungsbeispiele und tauschen uns offen über positive und negative Erfahrungen aus. So entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, der nicht aus der Chefetage gesteuert wird, sondern von innen wächst.“

3) Erste Schritte: Vom Ausprobieren zum Alltag

„Unsere ersten praktischen Schritte mit KI folgten keiner ausgeklügelten Strategie. Wir haben bewusst auf das Trial-and-Error-Prinzip gesetzt. Den Einstieg haben wir mit dem wohl bekanntesten Tool gemacht: ChatGPT. Es war niedrigschwellig, intuitiv bedienbar und hat sofort Aha-Erlebnisse ermöglicht. Doch schnell wurde uns klar: Für manche Anforderungen – etwa beim Schreiben von suchmaschinenoptimierten Texten – war GPT stilistisch nicht das passende Werkzeug. Also kam ,Claude‘ dazu.

Heute setzen wir bei Präsentationen auf ,Gamma‘, im Videoschnitt schauen wir, was in Adobe bereits möglich ist. Außerdem testen wir, was mit KI-Tools in der Programmierung sinnvoll ist. Auch Tools wie Canva, Perplexity, Hubspot, Microsoft Copilot oder künstliche Intelligenz in Teams kamen bei uns schnell zum Einsatz. Jeder im Team durfte experimentieren, sofern er oder sie einen klaren Anwendungsfall hatte. Und: Die Tools wurden nie unreflektiert verwendet. Alles, was aus der KI kommt, wird bei uns nachbearbeitet, geprüft und angepasst, bevor es intern oder extern weiterverwendet wird – besonders bei Kundenprojekten. Heute erstellen wir auch KI-Agents, zum Beispiel für interne Prozesse, wir nutzen sie aber auch in Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Für uns war dieser pragmatische, schrittweise Einstieg genau der richtige Weg. Er hat Neugier geweckt und die KI Stück für Stück in unseren Arbeitsalltag integriert.“

4) Mitarbeitende mitnehmen – und Sorgen ernst nehmen

„Eine der wichtigsten Erkenntnisse beim Einstieg in das Thema KI war für mich: Ohne die Menschen im Team funktioniert gar nichts. Man kann aber nicht automatisch davon ausgehen, dass alle sofort begeistert von der Technologie sind. KI ist für viele nicht nur neu, sondern auch verunsichernd. Gerade in kreativen Berufen – wie bei uns im Videoschnitt oder der Content-Erstellung – tauchten verständlicherweise Ängste auf: Wird die KI meine Arbeit ersetzen? Werde ich überflüssig? Diese Gedanken sind menschlich. Und genau deshalb haben wir sie nicht unter den Teppich gekehrt, sondern aktiv angesprochen. Wir haben das Gespräch gesucht, uns gemeinsam an einen Tisch gesetzt und gesagt: Ja, das ist neu. Ja, das verändert etwas. Aber: Nein, es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen – sondern ihnen Tools an die Hand zu geben, die sie entlasten und ihre Arbeit bereichern.

Was mir dabei geholfen hat: das Thema klar zu positionieren. Ich habe KI intern als strategisches Thema für das Unternehmen erklärt. Das war der offizielle Startschuss. Damit war es keine Spielerei einzelner Tech-Enthusiasten mehr, sondern ein gemeinsames Vorhaben. Das hat Struktur gegeben – und Sicherheit.“

5) Dranbleiben: Weiterbilden und aktuell bleiben

„KI ist kein Projekt mit einem klaren Anfang und Ende – sie ist ein fortlaufender Lernprozess. Wer glaubt, mit der Auswahl einiger Tools sei das Thema abgeschlossen, wird schnell merken: Die größte Herausforderung beginnt erst danach. Denn die Technologie entwickelt sich rasant. Was heute neu ist, ist morgen Standard – oder schon wieder überholt.

Für uns heißt das: Wir müssen dranbleiben. Und zwar ganz bewusst. Wir haben deshalb feste Strukturen geschaffen, um Wissen im Team kontinuierlich zu teilen. Unser ,KI Weekly‘ ist ein zentraler Baustein. Darüber hinaus haben wir angefangen, uns gezielt weiterzubilden – über Newsletter, Blogs, Webinare und Schulungen, aber auch im Austausch mit anderen Agenturen. Ein Format, das ich sehr schätze, ist zum Beispiel das ,AgenturCamp‘: ein Raum, in dem sich Agenturinhaber:innen offen über ihre Erfahrungen mit KI austauschen. Solche Initiativen helfen uns nicht nur, fachlich am Ball zu bleiben, sondern geben auch wertvolle Impulse von außen.

Und trotzdem gilt für mich: Nicht jedem Hype hinterherrennen. In unserer schnelllebigen Branche ist es entscheidend, mit Ruhe zu bewerten, was wirklich relevant ist. Nicht jede neue Funktion ist gleich ein Gamechanger. Entscheidend ist, dass wir verstehen, warum wir KI einsetzen – und welchen konkreten Nutzen sie für uns bringt. Deshalb orientieren wir uns weiterhin an unseren eigenen Anwendungsfällen. Denn am Ende geht es nicht darum, die meisten Tools zu nutzen – sondern die richtigen. Und das gelingt nur, wenn wir uns offen, neugierig und reflektiert mit dem Thema auseinandersetzen.“